BoxとSharePointの違いを徹底解説！ビジネスで迷わない選び方ガイド

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BoxとSharePointの基本的な違いを知ろう

BoxとSharePointの違いを正しく理解することは、企業や学校でファイルの共有や共同作業をする際に大きな助けになります。Boxは“クラウドストレージとファイル共有に特化したサービス”として世界中で広く使われています。ユーザーはファイルをオンライン上に置き、リンクを送って同僚や外部の取引先と共有できます。スマートフォンやタブレット、PCからアクセスしやすく、バージョン管理やアクセス権限の設定も直感的です。Boxは特に外部協力が多いチームやクライアントと一緒に作業する場面で力を発揮します。SharePointはMicrosoft 365の一部として、企業内の情報共有と協働を支える仕組みです。

SharePointは document libraries, lists, workflows などを組み合わせ、社内ポータルやチームサイトを作るのに便利です。これにより、内製のワークフローと統合された作業体験を作れます。

Boxの特徴と使い方

Boxはファイルをクラウド上に保存して、リンクを使って共有するのが基本です。共有リンクには閲覧・編集・ダウンロードの権限を細かく設定でき、外部の人とも安全に共同作業する場面で便利です。企業向けにはBox Shieldのような追加のセキュリティ機能もあり、データの流出を防ぎます。Box Driveを使えばファイルをローカル感覚で開け、PCとクラウドの連携がスムーズです。モバイルアプリもあり、場所を選ばず作業できます。使い方のコツは、最初に共有ポリシーを決めることと、機密ファイルには強固な権限を設定することです。教育機関や外部パートナーとの共同作業にも適しています。

SharePointの特徴と使い方

SharePointはOffice 365（Microsoft 365）と深く統合され、WordやExcel、PowerPointなどのファイルをそのままウェブ上で作成・編集できます。

文書ライブラリやリスト、サイトページなどを組み合わせて社内ポータルや部門サイトを作るのに向いています。ワークフローはPower Automateと連携し、承認プロセスや自動化を作るのが得意です。企業の規模が大きいほど、統一したポリシーと監査機能が役立ちます。協働にはTeamsとの統合が強力で、会議やチャットと同じ環境内で資料を共有できます。

実務での違いと選び方のポイント

実務では、目的と組織のIT環境に合わせて選ぶのが基本です。Boxは外部共有が頻繁なチームや顧客と共同作業をする場合に適しています。SharePointは社内の統合運用や大規模なワークフロー、Office製品との一体感を重視する場合に強みを発揮します。コストはライセンス形態や容量、機能の違いで変わり、導入時には管理者の運用負荷とセキュリティ要件を考えることが大切です。どちらを選ぶにしても、データの保存場所、バックアップ、アクセス権限の設定、監査ログの取得などのポイントを押さえましょう。

<table>観点BoxSharePointおすすめのケースストレージ運用クラウド中心、個人・外部共有が多い組織内の文書管理とポータル寄り外部顧客との共同作業 vs 社内統合セキュリティとガバナンスBox Shieldなどでクラウドセキュリティ統合監査・ポリシー管理・Power Automate連携データ保護に厳格な要件コストと導入ライセンスと容量次第、導入が比較的容易Office 365のエコシステムの一部として運用既にMicrosoft製品を使っている組織

結論として、最適な選択は組織のIT環境と業務フローを見直して決めます。外部共有が多いならBox、社内統合とOfficeアプリ連携を重視するならSharePoint、両方を使ってハイブリッドにする選択肢も現実的です。

ピックアップ解説

ねえ、外部共有の話をもう少し深掘りしてみよう。Boxはリンク共有が基本で、パートナーに一時的な閲覧権限を与えられる点が便利。でも期限切れや不適切なアクセスを防ぐためには監査と権限設定をしっかりする必要がある。SharePointは組織のポリシーと統合され、外部共有も可能だが、組織内の承認フローやTeamsとの連携で安全性と作業効率を両立させることができる。

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